1. 會展場館建設期的管理

截止2005年，中國國內展覽項目數為3800個，出國展覽項目為950個。

中國經國際展覽業協會認證的的國際性品牌展覽會已達58個，國際性展覽會認證數量僅次于德國和俄羅斯，位居世界第三。

截止2003年底，到2005年底全國展覽場館總數已超過240個，場館可供展覽面積322萬M2. 我國的展覽場館數量已居世界第三位，僅略少于美國和英國，展覽場館的總面積也居世界前列。

中國會展場館布局存在的問題

1. 大型會展場館偏少。

2. 配套設施不足。

3. 智能化水平低

發展趨勢

1. 會展場館建筑規模大型化

2. 會展場館功能綜合化

3. 注重會展場館的智能化

4. 規劃與設計更加人性化

5. 政府仍將加大對會展場館建設的投入

會展場館對城市會展業發展的作用

會展業的發展，能夠改善城市的產業結構，提升城市的形象，是構成城市競爭力的重要組成部分。

會展場館對聲調會展業發展所起的作用主要體現在以下幾個方面：

1. 能夠大力推進會展產業的發展

2. 能夠積極培育城市的會展品牌

3. 能夠提高會展業的市場化程度

4. 能夠適度調控會展業的市場動作

5. 能夠大力培養會展業人才

6. 能夠強化城市的服務職能

會展場館的規劃

會展場館服務的對象是社會公眾，它不僅要滿足公眾參會、參觀的需要，而且要滿足公眾物質和精神生活方面的多種需要，特別是要滿足觀眾和參展商相互之間的交流與交往活動的需要，這是會展建筑與其他建筑的顯著區別。

會展中心的規劃管理工作主要包括以下內容：

1. 會場選擇規劃管理

國外許多現代化會展中心的場址一般都選在城郊結合部，并將交通條件、環境條件以及地形條件作為選址的三大要素進行論證，做到選址和市政、交通規劃相結合。

國外新建的及尚在建設中的會展中均將交通條件列為選址的首要條件。

會議場館或者會議中心一般應該規劃在交通條件使便利的地區，使與會者能夠方便地到達機場、地鐵站、碼頭、客運站等地方。

2. 預留發展規劃

3. 內部布局規劃

在會展中心的內部規劃中最重要的是人車分流的場內交通系統，該系統要求完善并符合人性化的要求。

4. 展廳要素規劃

展廳的要素規劃主要包括以下內容：

4.1 展廳外觀

4.2 展廳面積

通常展廳面積約為展示凈面積的兩倍，還要加上主辦單位的工作場地或服務區等空間面積。

國外現代化的展覽中心的展廳較多都是單層、單體，單體建筑1萬M2左右的展廳，最好呈長方形，觀眾不容易迷失方向，有長寬比例。

4.3 展廳的高度

一般來說，展廳的每層高度在10-15M是基于一般展臺設計的要求，比較適中。

4.4 地面條件

很多細節問題要仔細考慮，如出入口、衛生間、通道寬度等。

要根據人流量設置足夠多的人員出入口，根據物流量設置足夠的通往卸貨區的出入口。

在展覽期間一定要保證通道的暢通，不允許展品、廢棄物品胡亂堆放在通道上。

5. 布展空間規劃

功能定位與平面布局

功能定位

會展市場的發展有其自然的規律，它受到經濟發展水平、產業基礎、經濟總量等的制約。目前，國內有些新建成的會展場館建設規模大、豪華氣派，不愧是標志性建筑但使用率不高，長時間閑置，遠沒有達到預期的經營目標，效益較差。主要原因是脫離當地的實際情況，盲目建館，片面追求面積大、裝修檔次高，貪大求洋、貪大求貴造成的后果。這不僅造成使用率低下、資源嚴重浪費，同時也增加了協調會展市場的難度。因此，一味追求會展場館的建設規模與豪華皆非明智之舉，國外的許多會展場館建筑設計特別注重技術性、功能性和實用性的經驗值得學習和借鑒。

發達國家的主要城市展館面積較大，一般超過10萬M2,而多數受經濟容量和輻射的限制一般在4-5萬M2以內，并突出會展及相關的配套服務功能，確保使用率和經濟效益。通常展廳的建筑面積應占整個展覽建筑面積的40%以上。

平面布局

會展場館的種類

1， 單體式結構，單體式結構是指展覽場所和會議場所及其他功能區合為一體的建設體結構，我國絕大多數的會展場館都是單體式建筑。 如琶洲展館是目前亞

洲最大的會展中心，屬單體式結構展館。廈門國際會議展覽中心也是單體建筑結構的會展場館。

2，分體式結構，分體式結構是指同一個會展中心或會展場館中的不同場館相對獨立建設、可分可合，展覽場所和會議場所分開，一般都是以展覽為主要功能的場館或會展中心。 如北京中國國際展覽中心、廣東現代國際展覽中心等。 我國20世紀90年代以前建設的會展場館有些是分體式結構，但現在這種結構越來越少，一是分體式結構占用土地多，二是現在會議和展覽的關系日益密切，展中有會，會中有展。

展覽建筑的布局模式

1. 集中對稱布局：把展覽建筑的各個部分集中在一幢緊密連接的大樓之內，其主體部分位于中軸線上，各群體建筑中軸線左右對稱排列。這種模式面積集中，節省用地，建筑主次分明，空間序列有較強導向性和縱深感，形式感比較端莊嚴謹、緊湊整齊。新中國成立后第一代展覽館和博物館較多采用這種布局，其不足是缺少變化。

2. 并行式：各展廳相對獨立并行布置于主要人流通道的兩側，裝卸貨部分位于展廳外側或展廳之間，總體布局成魚骨狀。其特點是交通流線簡潔，便于兩側展廳單獨或聯合使用，尤其實用于規模較大的會展中心。

3. 環繞式：各展廳圍繞中心庭院布置，中心庭院可作為室外展場或者休息區，或把會議服務部分設置在這里為所有展廳服務，裝卸貨部分在展廳外側。其特點是整體布局緊湊，人行距短。但各展廳分別使用時靈活性小，易產生人流干攏，識別性相對較差。

4. 串聯式：各展廳順次相連，人流通道位于展廳一側。其特點是擴建比較靈活，分期建設對展館的運營影響小，但人流路線長且復雜，需要增加入口和服務設施數量。

5. 集中均衡式布局：展覽建筑的各部分仍采取集中設置的方式，主體部分也位于中軸線上，但各群體部分不按中軸線做左右對稱式排列，而是在中軸線兩側做不等量、不等距的排列，追求感覺上的效果。此布局突破了對稱布局的僵硬感覺，增添了變化和生氣。

6. 分散對稱式布局：展覽建筑的各個部分分別獨立設置，不直接相連。其主體建筑仍安排在中軸線上，其余建筑在兩側做等距、等量的排列。這種布局方式分區明確，互不干擾，還可以安排較多的綠地、庭院和活動空間，同時還有利于自然采光和通風。

7. 分散均衡式布局：這種布局方法與分散對稱式布局不同之處布置群體建筑時不做等距、等量排列，而是做遠近、大小、高低等不同變化的安排，求得感覺上的平衡。它在布局上較對稱式布局有更大的靈活性。

8. 分散自由式布局：不遵循一定中軸線的自由靈活的平面布局。大型博覽會、展覽會，因規模大、占地廣，受地形地貌限制較多，而且這類大型公共建筑，人流量很大，也不便過分集中設置。這就需要把整個展覽按功能不同分若干區域，使各區內的建筑保持相對的獨立，組成一個靈活多變、活潑自由、疏密有致的總體布局。這種布局方式，可以巧妙地結合自然環境因地制宜地進行安排，在造型和體量上也可以高低錯落，自由變化，形成豐富多變的建筑空間序列，給人以親切舒暢的感覺。

上海新國際博覽中心大量使用鋼結構與玻璃幕墻，沒有過多的裝飾，既經濟實用雙滿足了各項功能需求，被業內稱為實用型的會展場館。

2. 會展場館組織管理

場館投資模式多元化

以各級政府為主投資主體建設會展場館是我國迄今為止采取的基本模式。與此同時，場館的經營管理也在逐步走向市場化，并形成了場館經營多樣化的管理模式。

1. 國建國營模式

目前全國大部分的場館屬于這種模式。

2. 國建民營模式

如寧波國際會展中心

3. 民建民營模式

如成都新國際會展中心、杭州和平國際會展中心

4. 外商投資外方經營模式

如上海浦東新國際博覽中心

會展場館經營管理模式

我國會展場館的經營管理模式主要有4種：

1. 政府機構直接管理

如 北京展覽館、全國農業展覽館

2. 當地企業管理

如 廊坊國際會議展覽中心，寧波國際會議展覽中心

3，合資合作經營管理

如 上海新國際博覽中心，中國國際貿易中心

4，委托外地或國外企業管理

會展企業管理體制類型及特點

1. 計劃管理體制

2. 市場管理體制

3. 混合管理體制

混合管理體制存在于混合經濟體制中，它吸收了計劃管理體制下政府部門的宏觀調控優勢和市場管理體制下企業的主體運作優勢。在這種體制下，政府成為行業管理的主體，其職責主要是協調引導，保證行業信息暢通，促進經濟活躍，而不插手企業的經營活動 企業自主經營，自負盈虧，一切內部事宜均應自己做主，包括企業自身的動力機制、權力分配、協調機制等。

對于會展行業來說，政府和行業管理部門的具體職責有：

企業辦展資格認證

行業法規制定

基礎設施建設

行業信息系統建設等

混合管理體制以其獨特優勢成為當今世界絕大部分國家會展業管理的理想模式，包括以市場經濟著稱的西方發達資本主義國家，亦在不斷地完善國家的宏觀調控職能，尋求計劃與市場管理體制的最佳結合點。

從以上情況看，我國會展場館管理體制有以下幾個特點：

1. 會展場館的不同管理體制，基本上符合我國社會分工和客觀的要求。

2. 會展場館為兩個文明建設服務，是本身的根本任務。

3. 會展經營受著價值法則和經濟規律的制約。

4. 實行獨立核算、自負盈虧的企業性會展場館，上級管理部門給予自主權要多一些，指令性任務也少一些，因此，這些場館的自控制和發展能力較強，經營活動也靈活多樣。

會展場館的組織結構是表現企業組織內各部門排列順序、空間位置、聚集狀態、聯系方式以及各要素之間相互關系的一種模式，是執行管理任務的體制，在整個會展場館管理系統中起到框架的作用。

會展場館的組織管理

會展場館最基本的組織結構方式主要有直線制和直線職能制。

直線制，顧名思義是按直線垂直領導的組織形式。直線制組織形式適合規模較小、業務較單純的場館。

直線職能制，會展場館的組織形式目前較多的是采用直線職能制，這一形式也稱―業務區域制‖。其特點是把場館所有的機構和部門分為兩大類：一類稱業務部門，這類部門可以獨立存在，有自身特定的業務內容。另一類稱職能部門，這類部門不能獨立存在，它為業務部門服務。

會展場館經營運行機制

會展場館經營運行機制內容包括：

1. 搜集經營運行的輸入、輸出信息，以檢查是否達到預定的各項技術經濟指標。

2. 經營運行決策，根據經營運行評價和預期的目標，通過定性分析和定量計算，從不同的經營運行方案中找出最優秀的方案。

3. 經營運行計劃，即實現最優方案的具體安排。

4. 經營運行控制。

2003年7月由上海國際會展中心與寧波新上海物業管理有限公司共同投資組建的寧波國際會展中心管理有限公司，是國內有民營背景的公司首次入主管理國有大型展覽場館。

會展場館的社會化合作項目

合作項目和形式大致有以下幾種：

1. 合作公司

2. 外包項目

3. 合作經營項目

4. 委托項目代理

5. 設立駐外地辦事處

會展場館的公關對象

1. 所屬領導關系

2. 職工關系

3. 顧客關系

4. 區域關系

5. 傳媒關系

6. 同行關系

企業型會展場館內的公關機制

1. 咨詢建議

2. 傳播溝通

3. 搜集信息

4. 社會交際

5. 教育引導

6. 協調關系

會展公關工作主要有兩個目的：一是擴大會議展覽的影響，吸引更多的單位參展參會 二是建立關系，與參展參會企業建立和發展關系。

會展場館的涉外活動管理

展會前工外包括：

1. 展會場地的確定，內事服從外事原則

2. 業務洽談，對外洽談要兩人以上參加

3. 開拓相關業務

4. 簽訂合同

5. 業務聯系

6. 內部協調，在進館前15-20天內對有關部門進行一次全面檢查和督促。

展會中工作

1. 進館交接

2. 現場服務

展會后工作

1. 退館事宜

2. 展會后總結

總之，涉外活動政策性很強，影響較大，須慎重對待，既要熱情待客，又要不卑亢。

3. 會展場館經營戰略與目標管理

會展場館經營觀念與目標

會展場館開展經營活動的基本觀念，是以最佳的多功能服務，滿足人民群眾物質與文化生活的需求，為社會主義兩個文明建設做出貢獻，以搞好展覽服務為目標，

以提高服務質量求生存，以完善服務設施、開拓服務領域求發展，以合理的成本求效益。需要強調的有以下4點：

1. 市場觀望

2. 競爭觀念

3. 開發觀念

4. 效益觀念

經營目標包括對國家和社會的貢獻目標、展覽市場占目標、場館發展目標和效益目標4個方面。

會展場館的市場定位

1. 按照規模予以市場分類

按照會展的規模來進行經營定位分工是較為可行的方式，因為會展場館的規模就決定了舉辦會展活動的規模大小。會展場館在經營時按照自身的規模確定發展戰略，這與會展場館硬件本身有直接聯系，因此操作起來同樣有效。

2. 按照行業予以市場分類

按照行業領域來劃分會展場館的目標市場也是較為常見的方式，但是由于會展場館在大體功能上較為相似，因此，一般具有一定規模和設施的會展場館對不同行業均具有一定的普適性。因此，按照行業予以市場分類，不能實現理想的市場劃分，有時還會引起更為激烈的市場競爭。

3. 按照辦展形式予以分類

辦展的形式是參展商和觀展者較為注重的方面。辦展形式對于會展場館來講，主要有兩種：一種是引進展 另一種是自辦展。目前大多展覽場館都在先經營引進展覽項目積累經驗的基礎上，開始開拓自辦展業務，以提高展館經營利潤率。

4. 按地區的產業結構和基礎定位

總之，會展場館無論采取何種經營定位的方法，都應作為會展場館建設設計的有機組成部分，將市場經營定位作為其發展的戰略核心。

會展場館的目標管理

目標管理的特征：

1. 鼓勵職工積極參與全館總目標的制訂。

2. 強調總目標與部門及個人目標的有機結合，使職工對目標產生高度的認同感，以及實現目標的責任感。

3. 提倡以目標作為自我控制、自我管理的手段，促使職工在目標實現的過程中，得到自我滿足和自我發展。

我國會展場館的目標管理，是圍繞保障會議展覽經營活動進行的，并按質、按量、按時地完成會議展覽籌備和展出任務。

會展場館的計劃管理

會展場館計劃管理的含義

1. 計劃管理是會展場館管理的首要職能。

2. 計劃管理是現代會展場館管理的客觀要求。

（計劃將幫助管理者選擇更加有效的經營管理方案。在計劃制訂過程中能發現、利用更多降低成本、防止浪費、提高利潤的機會，避免盲目、混亂無序的經營管理。）

3. 會展場館的業務部門眾多，分工越來越細，每個部門、每項工作都有自身的決策目標，客觀上要求有一個總目標為各具體部門指明共同努力的方向，要求有一個代表統一意志的綱領來組織、指導、協調各部門的行動，這個目標和綱領就是會展場館計劃。

在會展場館實際計劃管理過程中，最常使用的制訂的計劃為：長期計劃、年度綜合計劃和會展活動項目計劃，這些計劃組成會展場館的計劃體系。

會展場館長遠計劃是一種戰略性計劃，它規定會展場館的發展方向和所應達到的目標。

長期計劃的核心是會展場館的發展目標，會展場館長期計劃的內容主要有：

1. 場館目標。

2. 場館建設與投資。

3. 場館經營管理

4. 場館規模

5. 職工培訓計劃

年度綜合計劃

年度綜合計劃是場館在計劃期內行動的綱領和依據，是場館中最重要的計劃。 年度綜合計劃可分為兩部分：

1. 第一部分是場館綜合部分，包括場館的目標和任務，確定場館所有計劃指標和附加指標，并對指標分解做綜括的說明，這一部分由于它的綜合性，稱為場館經營業務總計劃。

2. 第二部分是部門分類計劃，包括各業務和職能部門為達到場館目標，各自所應執行的目標和任務。部門分類計劃有：

2.1 市場推銷計劃

2.2 場地管理計劃

2.3 餐飲計劃

2.4 商品銷售計劃

2.5 勞動工資計劃

2.6 設備建設和維修計劃

2.7 物資計劃

2.8 財務計劃

會展活動項目計劃：

1. 月計劃。月計劃是以時間單位有范圍，依該月的時序而制訂的會展活動項目計劃。

2. 會展活動項目計劃。會展活動項目計劃是指會展場館針對某一項會議或展覽任務而專門制訂的計劃。

對會展場館經濟效益的分析

會展活動的經濟效益分為場館（專業展覽機構）本身的直接經濟效益和展覽活動所實現的間接的、宏觀的綜合經濟效益兩個方面

1. 會展活動的直接經濟效益

主要包括：參展會費（自辦展、會）、入場券收入、會議和展覽場地出租費、攤位出租費、展臺出租費、展具出租費、會議展覽設計費、會場氣氛布置費、特裝制作加工費、勞務費、廣告宣傳費以及會展場館的各種配套服務項目（裝卸、搬運、倉儲、花卉出租、餐飲、商務中心、商場）的收費等。

2. 會展的綜合經濟效益

包括兩個不同的層次：一是與會展直接有關的間接經濟效益，如參展商在展覽期間達成的交易額，有關服務單位在展會期間收取的服務費用等。二是與會展間接有關的經濟效益，如會展期間該城市與地區內商品零售額的提高，飯店、賓館、文化娛樂業、旅游業收入的增加以及交通運輸等服務業的收入等。

會展場館（含具備自辦會展職能）直接經濟效益的評價指標

2.1 會展項目的總成本（總投入）

2.2 會展項目總收入（總產值）會展項目總收入是指會展場館在一定時期以貨幣量表現的總經營服務效果。

3. 會展項目的凈收入（凈產值）

4. 會展項目經濟效率

5. 會展項目利潤率

6. 展廳、會議廳（設施、設備）利用率

7. 場館可供出租面積每平方米利用率

8. 場館每平方米收入

9. 每平方米毛利潤率與場館總毛利潤率

場館總毛利潤率=（總收入-總成本）/總收入

毛利潤率是反映場館經營效益的最直接和最重要的指標。

10，市場滲透率

11，顧客回頭率

12，會展項目勞務（服務）效益

13，會展項目服務滿足率

展覽綜合經濟效益的評估方法

1. 展覽貿易成交額

2. 展覽交易成功率

3. 展覽的宏觀社會經濟效益

具備飯店功能會展中心所屬賓館的經濟效益考核指標

1. 客房出租率

2. 客房平均房價

3. 人均停留天數

4. 全員勞動生產率

5. 人均實現利稅

6. 人均創匯額

7. 利潤率

8. 營業收入構成

9. 設備完好率

10，客人滿意率

11，客人投訴率

會展場館主要經營項目及流程

1. 展覽項目服務流程

2. 會議活動項目服務流程

3. 會展場館自辦展的策劃流程

4. 會展場館人力資源開發與管理

廣義的會展人才包括會展核心人才、會展輔助性人才以及會展支持型人才。 會展核心人才包括會展項目開發、策劃和會展高級運營管理等人才。

會展業輔助人才包括廣告宣傳設計、展臺搭建、運輸、器材生產銷售等人才。 會展業支持型人才則包括高級翻譯、住宿旅游接待等人才。

會展人力資源不足的矛盾

伴隨著會展業的迅猛發展，近年來會展人力資源不足的矛盾日益特出。當前的問題集中表現在以下4個方面：

1. 會展專業人才嚴重缺乏。

2. 從業人員業務素質總體偏低。

3. 專業結構不全。

4. 人才分布不均。

現代會展業是一個涉及面廣、政策性強、專業化程度高的產業，對專業和復合型人才的需求特別大。

會展場館人力資源

就具備會展公司職能的場館而言，其人才包括會展核心人才、會展輔助性人才和會展支持型人才。

會展場館人力資源管理的一個重要任務是與員工共同設計職業生涯發展計劃，并系統性地對員工進行培訓。

專業技術人才管理的基本原則：

1. 方向原則

2. 信任原則

3. 能級原則

4. 擇優原則

5. 激勵原則

6. 協調原則

關于志愿者的管理

志愿服務的突出特點有：

1. 專業性強

2. 注重立項操作

3. 規范化、法制化

4. 向國際化發展

聯合國把每年的12月5日定為―國際志愿者日‖

會展場館提高職工素質主要通過以下途徑：

1. 堅持政治理論教育和展覽業務教育相結合，加強思想政治工作。

2. 從實際出發，搞好職工培訓。

3. 現場培訓，學以致用

4. 業余教育

5. 脫產學習，繼續教育

6. 學徒培訓

7. 建立崗位考核制

8. 開展生動活潑的競賽活動

9. 開展當好第一個顧客的活動

場館員工培訓體系：

場館員工培訓體系由人事部培訓人員、各部門負責培訓人員為主組成。

員工培訓種類

員工培訓分入職培訓、崗前培訓、在職培訓及外派培訓4種。

會展策劃師系列

會展策劃師是指從事會展的市場調研、方案策劃、銷售和運營管理等相關活動的人員。

從事的主要工作：

1. 會展項目的市場調研

2. 會展的立項、主題、招商、招展、預算和運營管理等方案的策劃

3. 會展項目的銷售

4. 會展的現場運營管理

5. 會展場館財務管理

固定資金管理

固定資金是固定資產的貨幣表現。固定資產主要指房屋、展廳建筑、設備、展具及運輸工具等長期為辦展經營服務的勞動資料和長期為生活消費服務的物質資料。

固定資金管理包括兩個方面：一是固定資產折舊 二是固定資產的日常管理。

流動資金管理

其目的在于節約流動資金的使用，加速資金周轉，提高使用效果。流動資金的管理原則是堅持計劃管理，使資金供應為辦展需要服務 嚴格控制各類用品的購置。

會展場館財務管理的手段方法

會展場館財務管理的手段和方法如下：

1. 建立財務制度，實行財務指標的分解和分口管理。

2. 在預測的基礎上編制財務計劃，預測和控制財務指標完成情況。

3. 認真進行財務分析，積極調度、平衡財務收支

4. 認真組織日常財務管理

5. 定期進行財務檢查和清產核資

會展場館財務管理人員應具備的基本素質

1. 思想道德素質

2. 業務技術素質

3. 熟悉會議展覽業務，當好領導參謀

4. 掌握相關學科知識，在財務管理中，能及時發現問題和解決問題。

預算構成 經營損益預算

2. 流動資金運用預算

3. 資產性支出預算

財務控制

會展場館財務控制是會展場館財務管理的重要內容，主要包括：

1. 經營決策控制

2. 組織機構控制

3. 責任控制

4. 人事控制

5. 程序控制

6. 牽制控制

7. 會計控制

8. 標準控制

9. 圖表控制

10，制度控制

內部審計管理內容：

1. 明確內部審計任務

2. 內部審計職權

3. 內部審計原則

合法性

合理性

全面性

利益性

開拓性

4. 內部審計方法

5. 編制內部審計報告

影響和決定會展場館的經營價格的因素

1. 成本核算

2. 市場調查

3. 展會規模

4. 影響力

5. 展會類別

6. 承辦單位

7. 時間段

8. 活動項目

9. 合作方式

10, 場館因素

11，產生效益

12，其他

會展場館經營價格的制訂原則

會展場館的經營價格一般應掌握以質論價的原則，并隨行就市、順應市場需求，不過高也不偏低。保持會展場館的經營價格穩定與高效的關鍵，是要提高會展場館服務設施、服務技術的質量以及服務的水平，即―以質取勝‖。

會展場館經營價格的制訂

通常采取成本加成定價法，就是在經營成本的基礎上加上一定比例的利潤和稅金，得出基本價。

票務內容

入場券和參觀券分為贈券、售券兩種。一般情況下，國際性的技術展覽、國內科技成果展覽、技術展評會、法制宣傳展覽等，大都采用按系統組織參觀或專業參觀的方法，一般不收費用。

第六章 會展場館設施設備管理概述

場館和設施設備管理雖然不能直接創造利潤，但是通過有效的管理充分發揮場館的產能，控制能源消耗，提高服務質量，將會顯著提高場館的效益。

會展場館設施設備管理的目標

從總體上看，會展場館和設施設備管理的目標主要有以下幾個方面：

1. 合理規劃。

2. 為各類會展活動提供一個合適的場地和舒適安全的環境。

3. 實現經濟效益和社會效益。

會展場館設施設備管理的內容

1. 規劃管理

2. 設備管理

3. 環境管理

4. 安全管理

5. 成本管理

會展場館設施設備管理的方法

1. 綜合管理方法

2. 全員管理方法

3. 系統管理方法

4. 制度管理方法

會展場館設施系統管理

展覽中心的設施系統管理主要包括：

1. 供電

2. 給水排水

3. 空調

4. 壓縮空氣

5. 電梯

6. 照明

7. 消防

8. 通信、網絡和信息公共廣播

10，標志系統

場館運營管理

目前我國已經投入運營的展覽中心場館有很多，但從實際經營效果看，普遍存在展廳使用率低的現象，許多場館沒能夠實現贏利。造成這種結果的原因有很多，但場館管理不成熟、不科學是主要的因素。

一般而言，商業展覽活動都有較強的季節性。關鍵是要合理地增加場地的使用率，以及提高單位面積的出租金額。由于許多展覽中心還沒有完善的銷售機構，展覽中心經常自辦展覽活動以增加收入和場地使用率，這樣很容易與其他專門經營展覽活動的機構發生利益沖突。因此，場館管理者需要有特別的溝通技巧和策略來處理相關的利益關系。

由于大部分的展覽活動都是商業性的，因而合適的檔期對展覽的成功至關重要。

展覽環境的安全性是展館環境管理的主要內容。

搞好場館的環境管理，需要強調三點：

1. 需要展覽中心通過嚴格的規章制度來落實各項管理工作。

2. 展覽中心要與展覽主辦方和各參展商通過合同的方式來明確各方在環境管理上義務。

3. 要加強宣傳，爭取廣大觀眾的積極配合。

會議場館的視聽設備管理

1. 音響設備

麥克風是會議活動中使用最頻繁、最重要的音響設備。

2. 放映設備

3. 特殊視聽設備

同聲傳譯設備，同聲傳譯是目前國際上普遍采用的譯音方式。

4. 其他演示設備

前期管理工作中要注意加強市場調研，在科學的可行性論證基礎上做出規劃決策。設備選擇的標準主要有：適用性、安全性、經濟性等。

物資管理的具體內容包括以下幾個方面：

1. 編制物資供應計劃

2. 指定物資消耗定額

3. 確保物流暢通搞好庫存物資管理

第七章 展覽項目現場管理及流程

基本概念

展覽項目現場管理通常指展館工作人員依照辦展單位與展館雙方簽訂的合同，在實施布展、展出、撤展過程中，對展覽活動進行現場管理，以確保項目圓滿成功的過程。

現場服務的特點

現場服務具有以下特點：

1. 時間緊, 現場服務時間短暫，如布展，通常僅有一到兩天的時間，因此及時、高效、到位的服務是衡量展館現場服務水平的重要評價指標

2. 對象多

3. 內容雜

4. 要求高

5. 硬件相對固定，軟件尤為重要

承接展覽業務服務要點

展館在與展會承辦單位簽訂合同后，至少應于展會開幕前15天召開對接會，了解掌握該次展會的接待細節。

其服務運作程序細化如下：

1. 開展前10-15天

2. 開展前7-10天

3. 布展及展出

這一階段是整個展會接待的重中之重

4. 撤展

5. 沖服務臺

6. 商務中心

7. 美工服務

8. 倉儲與搬運

展覽現場服務點的設置及提供的服務

不同規模、不同檔次的展覽，展覽現場服務點的設置會有不同，展館需要設置的現場服務點主要包括：

1. 展廳現場服務點

服務點配置

1. 電話

2. 對講機

3. 價目表

4. 攤位圖

5. 通知單和發票

6. 展具樣品

7. 電腦

8. 意見箱

主要提供的服務1攤位臨時搭建和改造

2. 展具的現場租用

3. 水、電、氣、電話、網絡等工程服務的提供

4. 咨詢、答疑

5. 現場衛生、安全等的監督

6. 清場工作和交接

2. 展品倉儲、搬運、運輸現場服務點

3. 門票銷售（發放）服務點

4. 餐飲服務點

布展期間管理規程

1. 客戶到展廳服務臺咨詢時，服務人員應按照《關于員工儀表、言談、舉止的規定》的有關規定做好現場咨詢服務。

1. 接受客戶要求

2. 解決問題

3. 善后工作

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撤展其間管理規程

1，參展單位因特殊情況要求提前撤展時，應填寫《展會物品出館單》，經主辦單位同意，展廳服務人員對出館物品確認后給予辦理，門衛依據展覽物品出館單給予旅放行。

2，服務人員按照《展館安全管理規定》、《展館物業管理規定》、《展館防火規定》、《展品運輸指南》做好展臺現場拆卸巡視檢查和設施的管理，疏導車輛，確保撤展工作安全有序。

3，各職能部門組織人員按服務項目的退租/更換管理規范做好租賃物品的回收工作，回收租賃物品發現有損壞時，應立即通知服務臺人員依照相關規定進行索賠。

4，嚴禁展館人員收購或介紹收購特裝材料，展商遺棄物應由辦公室統一處理，任何人不得私自處理，更不能據為己有。

5，特裝施工保證金，應在展位裝修材料（包括去懸掛物）徹底清理干凈后，方可退還; 否則，將由展廳廳長視清理的程度扣除其全部或部分押金作為清理費用。

6，展廳服務人員應主動協助保衛部做好現場消防、安全保衛和對個體無證搬運、拾荒者等游散閑雜人員的清理工作。

7，場管部按《儲運管理工作規范》做好展品回運工作的管理。

8，展廳服務人員應督促保潔人員做好展廳通道清潔工作，保證各通道的暢通。 9，參展單位的物品在撤展期間不能全部撤出展館需要辦理寄存手續時，服務人員應主動根據物品寄存的有關規定給參展商辦理相關手續，收取費用，及時提供寄存服務。

10， 展覽結束后，各后勤保障部門組織人員做好各自部門管理物品的回收入庫。

11， 展廳廳長（或展廳服務人員）做好服務臺向各部門領用物品的返還移交。 12， 撤展時按照《展館安全管理規定》要切斷水源、電源、關閉空調、燈光，拆除通道電纜，清理廢棄物等。

13， 場管部督促保潔人員做好展廳的清潔工作。

14， 拆展位時注意周圍人員及自身安全，防止發生展具落下傷人或其他特裝展位倒塌傷人事故。

15， 廣告部拆卸本次展會承接的廣告項目。

會議項目現場管理及流程

基本概念

會議項目現場管理通常指會議場館工作人員依照會議主辦單位與場館雙方簽訂的合同約定，實施會前、會中、會后的現場服務管理，以確保項目圓滿成功的過程。

會議的種類

1，根據會議的規模即參加會議人員的數量，可將會議分為：

小型會議：出席人數少則幾人，多則幾十人，但不超過100人

中型會議：人數在100-1000人之間

大型會議：人數在1000-10000人之間

特大型會議：人數在10000人以上

2，按照會議形式分，可分為：

有會有議的會議：年會、專業學術會議、論壇、研討會，專題討論會、文化交流會、新聞發布會、產品推介會及洽談會。

會而不議的會議：報告會、傳達會、表彰會、簽字儀式、動員大會等。

接待會議的流程

1，會前準備

2，制訂會議通知單

3，制訂會議具體活動工作單

4，會中

5，會后結算

6，感謝會議組織者

7，建立客史檔案

會議室基本臺型包括：戲院式、教學式、回字型、U字型、宴會式、會見式、簽字儀式型。

展覽會的開幕式

預展

預展在以前計劃經濟時期以及現在的政府主導型展覽中較常進行。

而近幾年我國許多原來很重視舉辦開幕式的名牌展覽會承辦單位，也開始向外國學習簡化開幕式的程序或取消開幕式，但完全取消開幕式可能還要有一個漫長的過程。

三級檢查保障制度

1，大型重要會議期間，設開幕式項目經理一職，代表總經理全面負責開幕式布置工作。

2，開幕式項目經理向客戶提供全過程、全方位、全天候的服務，處處體現優質服務的宗旨。

3，執行開幕式檢查制度

參會人員的登記、進出和各類證件管理

證件

就展覽而言，通常會使用到以下全部或部分證件，證件的使用要符合舉辦單位自身的要求，并根據需要發給相應的人員使用。

通常規格高、規模大的展覽會，使用到的證件種類也會較多，發放的形式和渠道也相應復雜。如大型會展活動的記者證。

會展場館廣告位的管理

在我國，承接展覽廣告業務的單位大體有3種：一種是專營單位，另一種是兼營單位，再一種是代理單位。

展覽廣告承接的程序一般是：

1，由承接單位與辦展單位洽談，了解對方所做廣告的內容、質量、規模、范圍、方式及其他特殊要求。

2，認真進行成本核算，定好價格，簽訂合同。

3，由承接部門交給設計部門，設計部門設計出小樣交給辦展單位審查通過后，才能進行施工制作

4，廣告要在規定時間內高質量完成，一般要在開展前制作完畢，經檢查合乎要求，方可張掛或播映。

第八章 會展場館檔案和技術資料管理

檔案管理流程

1，搜集

2，整理

3，鑒定

4，保存

5，檢索利用

6，剔除和銷毀

文書檔案的管理程序

1，搜集

2，整理

3，分類

4，查閱

財務檔案的管理程序

1，分類

2，歸檔

3，查閱

4，保管和保密

人事檔案的管理程序

1，歸檔

2，鑒別

3，整理

4，查閱

5，保密和保管

6，剔除與銷毀

會展資料與合同的管理

展會資料搜集

為了保證資料的系統性、完整性和針對性，應通過多種渠道進行搜集： 1，個別搜集，即向有關人員或資料編印人、保管人及有關部門直接搜集。 2，社會搜集，根據征集方案提出具體要求，通過會議或信函，將征集表格寄發有關單位或個人，請其代為搜集。

3，若是場館自辦會展活動，要求策劃部門提供全套資料; 若是出租展廳則要求承辦單位提供全套資料。

會展信息的搜集與場館信息發布和管理

會展場館的信息工作

會展場館內部同外界之間的物質、能量交換必須以信息交換為基礎和先導，場館在整個經營管理活動中，貫穿著人流、物流、資金流和信息流。前三大流的暢通取決于信息流程的暢通。

信息與會議、展覽更是緊密聯系、相互促進的。信息是會展賴以產生的基礎。各類會議展覽首先需通過各種信息源，有針對性地搜集各種信息（如經濟信息、科技信息、產品信息、市場信息、需求信息等），在比較鑒定、去偽存真、去粗取精的基礎上，做出辦會、辦展的決策，使展會適應社會的需要并取得好的效果。

會展場館網站的作用

會展場館網站的作用表現為：

1，為會展場館營銷和客戶服務拓展了市場空間。

2，為會展場館提供了快速的市場應變能力。

3，有利于會展場館特定信息的傳播。

4，有利于場館、展會與有關企業和機構的協作。

5，有利于展會招展招商活動的展開。

6，有利于提高會展場館客戶服務水平。

會展場館網站的建立與管理

建立會展場館專門網站可以按以下步驟進行：

1，要為會展場館建立一個專門網站，首先必須明確要給會展場館建立一個什么類型的網站，就是必須對該網站的主要功能進行定位。

網站的功能在建設場館網站之前必須明確。并且，網站的功能一定要符合場館和展會的需要，而不一定求全、求大。

2，確定網站需要哪些欄目內和內容。

3，設計網頁的界面

4，確定網上內容的更新方法

5，制訂網站技術維護辦法

會展場館相關活動的宣傳

場館會展廣告的選擇

會展廣告策略的具體執行可以有兩種選擇，一種是委托廣告公司全面代理，另一種是會展場館自己執行。

前者是指選擇一個合適的廣告公司，由其全面代理會展產品的營銷策劃廣告宣傳及推廣促銷工作及相應費用。

后者則是會展活動的一切推廣完全由場館自己來做。

廣告規模

廣告預算決定廣告規模。

廣告開支與效果不一定是正比例，選擇合適的媒體是降低成本提高效率的最好辦法。

美國有一專項調查顯示，比起末刊登廣告的辦展單位，連續登6次廣告的要多招收50%的參展企業，連續登12次整版廣告的辦展單位要多招收70%的參展企業。

廣告媒體選擇

如果是消費品的展出，可以選擇大眾傳媒，包括大眾報刊、電視、電臺、集中地招貼、條幅、路牌、旗幟等。如果是專業性質的貿易展出，就要在綜合媒體上刊登廣告，要選擇使用和流通領域里針對觀眾的專業媒體，包括電臺、電視臺、專題欄目、專業報刊、內部刊物、會展刊物等。

電視和電臺

組織消費性質展覽會的組織者可以選擇使用電視和電臺。因為它們是覆蓋面最廣的媒體，廣告之效果十分理想，但費用通常很高。

廣告制作的注意事項

1，廣告內容要乘簡潔、清楚、準確

2，廣告內容要有吸引力、要全面。

3，廣告要有規模、要重質量。

對廣告質量最有影響的人是廣告設計師和撰稿人。

展會所在地的廣告代理比主辦者所在地的代理要好。

第九章 會場安全管理

會展場館安全管理含義

會展場館安全管理有三層含義：一是保護客人人身及財產的安全; 二是保護會展場館財產的安全; 三是員工在生產和服務過程中的安全操作。

需要指出的是，雖然保衛部門承擔了會展場館安全的許多責任，但會展場館安全管理實際涉及場館各個部門，貫穿于會展場館的整個業務活動之中。

會展場館保衛部的任務

1，經常開展安全和法制教育，不斷提高職工對會展場館安全保衛工作的認識。 2，逐步健全安全防范管理制度，逐步推行安全保衛崗位責任制。

3，加強會展場館內部的治安管理，維護內部治安秩序。

4，協助公安機關查處治安案件和偵破一般刑事案件。

5，協助公安機關查處破壞性事故和治安災害性事故。

6，確保會展場館的重點和要害部位的安全

7，保障客人的人身財產安全和心理上的安全感。

會展場館的安全保衛管理

會展場館安全保衛工作總的要求

會展場館安全保衛工作總的要求是：圍繞會展，服務群眾、保障安全、加強防范。其基本任務是：

1，落實安全承包責任制。

2，加強會展場館現場治安管理。

3，進行安全培訓，提高業務素質，培養一支忠于職守、全心全意為人民服務的保衛隊伍。

4，加強展廳會議廳場地、門窗、消防和門衛管理。

5，加強車輛管理，搞好館區內的交通秩序。

6，加強會議、展覽證件管理，嚴格發證、驗票手段，防止無票、假票、無證人員混入。

7，建立健全保衛制度。

8，會同有關部門，經常檢查展廳會議廳的建筑、空調、電源、消防等設施，保障展會安全。

會展保衛工作要明確的問題

1，保衛對象

保衛對象即服務對象、展會的保衛對象可以歸納為人、事物三大類。 2，侵害因素

凡侵犯和危害保衛對象安全的各種因素都是侵害因素，包括：

① 人們的違法犯罪行為。

② 人們的失職行為。

③ 自然因素

3，保衛力量

保衛力量指同侵害因素作斗爭的保障保衛對象的各種力量，大致可分三大類： ① 領導力量

② 專業力量

③ 群眾力量

4，安全保衛防范措施

治安和消防管理工作的要求：

1，防止發生重大火災事故

2，防止發生重大惡性刑事案件

3，為客戶、員工提供安全保障服務

4，治安消防設備、設施處于良好運行狀態。

爆炸及可疑爆炸物品緊急處理預案

1，報警程序

2，各部門人員到場后的職責

食物中毒防范及處理預案

1，場館辦公室負責選擇配套餐飲合作單位

2，場館人員發現有食物中毒情況時的職責

3，保衛部值班人員任務。

4，食物中毒發生后，各指定人員帶下列設備和物品趕到現場。

5，食物中毒發生后有關人員的職責。

第十章 ISO質量認證體系在會展場館的推廣

ISO質量體系簡介

ISO是一個國際標準化組織，其成員由來自世界上100多個國家的國家標準化團體組成，代表中國參加ISO的國家機構是中國國家技術監督局（CS-BTS）.

ISO 9000的誕生

人們并未等太長時間，在各國專家努力的基礎上，國際標準化組織在1987年正式頒布了ISO 9000系列標準（9000-9004）的第一版。

ISO 9000認證原則

ISO 9000認證原則包括：以顧客為關注焦點; 領導作用; 全員參與; 過程方法; 管理的系統方法; 持續改進; 基于事實的決策方法; 與供方互利的關系。

ISO質量認證體系在我國會展企業的推廣

ISO 9000認證作為建立一種完善質量管理體系的有效方法已普遍地被會展企業所接受。

目前， ISO 9000認證在會展產業鏈條中發展狀況不盡相同，據目前來看，ISO 9000認證在會展服務公司中推行得比較順利，因為會展服務公司比較活躍，處

于“被人選擇”的位置，所以尋求認證的積極性較高。相比之下，展館就顯得不是特別積極。

需要說明的是, ISO 9000認證運行的是國際統一的標準，但要運用到行業中來，還必須找到與行業的結合點。由于沒有成型的認證市場，更難有對認證工作的監管，因此，國際認證與會展行業的“結合點”還有待進一步研究完善。

ISO 14000系列標準的核心是指導地區和組織建立起一個符合標準要求的環境管理體系EMS(Environmental Management System)。

會展場館企業形象工程—CIS

CIS是企業形象識別系統 – Corporate Identity System)的縮寫。

CIS 是一個有豐富內涵的有機整機，它包括3個子系統：理念識別（Mind Identity – MI）、行為識別（Behavior Identity – BI）以及視覺識別（Visual Identity – VI）。

會展場館企業CIS的導入時機和模式選擇

會展場館導入CIS的時機與過程有兩種情況可供選擇：

1，會展場館在管理、營銷、服務等方面條件較成熟，經營運轉、規范化管理達到較高水平時，企業在CIS設計規范基礎上，努力形成自己的風格，使會展場館的整體營銷力、管理水平更上一個臺階。

3，對于一些尚未形成自己的經營理念的企業來說，可以先從VI（企業視覺識別）起步，逐漸增加理念化的含量，將企業的經營理念、管理活動按CIS的基本要求加以體系化，從而借助CIS的實施，調整企業經營戰略，將會展場館企業的產品設計、服務質量管理、市場營銷、信息傳播等集成并提升為CI戰略指導下的企業整體優化水平的系統性活動。

會展場館企業CIS的操作過程

CIS包括企業經營理念(MI)、企業行為規范（BI）、企業形象設計（VI）3個連續操作的系統和過程，其操作為：明確MI，規范BI，突出VI。